新形势下如何做好高校档案管理工作 

石为群（杭州广播电视大学）  

江泽民在十六大报告中指出：“通过理论创新，推动制度创新、科技创新、文化创新以及其他各个方面的创新”。作为高校的档案管理工作要用档案学的理论，提出新的观点，探索新的问题，开拓新的领域，在档案管理中结合工作实际，不断地做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路，新的途径，新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平。

一、开拓思路，更新观念

由于高校档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境;再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;最后要协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。

二、突出高校档案室的双重职能，强化行政管理

目前档案工作在学校的地位还不够高，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案室的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为学校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能;作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要理直气壮地强调高校档案室的双重职能。

三、提高档案管理的系统设置和技术手段

高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等;有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须工作人员来检索，这与手工检索并无区别;许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

在利用信息网络管理档案的过程中，应注意以下几点：

⒈档案信息的保密保密

制度作为一项重要工作，在网络条件下必须根据实际情况准确地把握。在档案信息直接上网的条件下，必须对用户权限进行控制，影响集体利益，影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案，因其合法的权益受到法律保护，均属于限制利用的范围。由于档案信息有别于图书、资料，有一定的特殊性，因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案，不能公开的档案信息应按保密法，严格界定使用权限。

⒉提高档案管理人员素质

为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。■