医药商业企业ERP系统的应用分析
张 艳 周美琴 （杭州市生产力促进中心）
ERP（企业资源计划）是在MRPⅡ（制造资源计划）基础上结合现代社会、经济、经营管理思想，以企业的供需链管理为主线，以现代的信息技术为依托，融合了JIT（及时生产）、TQM（全面质量管理）、EDI（电子数据交换）、SE（同步工程）等先进的管理思想和方法，支持企业各个不同层次的运作，对企业的整体资源进行计划、组织、指挥、协调、控制，使企业的物流、信息流、资金流构成畅通、及时、透明的动态反馈系统；达到将企业经营中的供、产、销、人、财、物、信息等企业要素管理的一体化和跨区域同步化；大大提高了企业的生产制造柔性、反应的敏捷性、业务流程的集成性和组织结构的扁平性，从而显著提高管理效率水平，提高生产率，降低成本，提高产品质量和服务质量，增强企业的竞争力。
目前，医药流通领域正朝着效率高、环节少的方向发展，这意味着未来的市场将相当集中。而且，随着人们对医药产品需求的大幅增加，医药商业行业正处于一个快速增长的时期，行业的增长必将导致竞争的加剧。医药商业企业只有规范化、规模化发展才有出路，企业之间的竞争将主要集中在提供低成本的商品和高效率的服务，这种竞争的实质是经营观念和经营模式创新的竞争。医药企业必须完善内部管理，提高运营效率；同时由于医药产品种类繁多，国家对医药行业又有一些特殊管理政策，这些都加大了管理的难度。由于网络能够大大提高信息流通的效率，并具有实时性，因此利用网络来改进管理已经成为一种趋势。本文将从医药商业企业的行业特点出发，分析在医药商业企业中建设ERP系统可行模式（或称可行方案）。
⒈ERP系统的实施环境
目前在我国实施ERP系统，ERP系统的实施环境应具备如下条件：
● ERP系统应运行于局域网，便于信息共享
● ERP系统应在微机上运行，系统实施价格低廉，便于在企业中普及
● ERP系统应是全中文环境，易于快速实施和维护
● ERP系统应是开发的，便于扩充和升级
⒉ 医药商业企业的特点及管理现状
医药商业企业有着鲜明的行业特点：行业监管政策（如价格管理、药品经营质量管理规范）的日渐加强，政策导向明显；财税、价格管理政策易变且难以适应；需要更加细致和严格的信誉管理，面对非信用制社会的风险；医院客户的业务习惯易变且多样化；必须处理行业惯例，以相对固定的管道展开业务和赢利（如返利）等等。
药品的管理严格而复杂，对数万种药品进行管理没有以计算机为基础的管理信息系统是不可想象的。在全球化的市场环境中，医药企业没有先进的信息管理手段，也就没有立锥之地。现代信息技术的发展和管理模式的成熟为企业优化管理、提高竞争力创造了条件。
传统的管理模式已经不适应现代医药企业管理的需要。具体地说，主要有以下几方面不足：
= 1 \* GB3 ① 医药商品种类繁多。一方面商品编码无规律；另一方面，从几万种商品中查找某一种商品所费的时间和精力太大，而且手工操作的准确性不可能保证百分之百，轻者鱼龙混杂，重者发生医疗事故。
= 2 \* GB3 ② 药品和化学制剂属于特殊商品，对批次号和有效期的要求相当高，但手工操作使管理者很难及时了解哪一批次号的商品是否超过有效期，给企业带来了许多不必要的损失。
= 3 \* GB3 ③ 医药产品有自己独特的销售模式，物流方向是：厂家→批发站→药店或医院药房；资金流动方向是：医院药房或药店→批发站→厂家；退货过程与销售过程正好相反。这种复杂的处理流程因为没有实时监控机制，往往造成“三角账”纠纷。
④ 大量的客户应收应付账、财务部门所需的各种经营数据、繁重的开票工作和各种经营分析报表等等多采用人工收集整理，不及时，不全面，直接影响经营决策的合理性。
药品作为一种特殊的商品，其进货、销售、库存管理工作是所有商品中最为复杂的，特别是对批次号的管理要求更高。因为药品的批次号直接关系到药剂含量，关系到患者生命。批次号的另外一个重要作用是体现在药品的有效期上，几乎所有的药品都有严格的有效期。如果要让保管员从几万件的商品中把快失效的商品手工清理出来，其工作量极大，难免有失效药品流向患者。一般情况下，药品有效期的管理靠每一季度的盘点来实现，清理难度大、效果差。繁琐的人工管理及手工操作已不可能再适应当前医药行业发展的需要。
⒊ 医药商业企业中ERP系统的结构
从医药商业企业的行业特点出发，构建ERP系统的结构如图1所示，系统由系统管理、采购管理、库存管理、销售管理、生产管理、价格管理、门面管理等模块组成。
图1医药商业企业中ERP系统的结构图
⑴ 系统管理
系统管理主要是ERP系统管理员对ERP系统进行管理，包括系统的进入、维护、用户密码更改、用户的权限等管理。
⑵采购管理
采购管理包括分承包方管理和采购定单管理。分承包方管理进行分承包方信息及相关的药品和化学剂的管理。通过此项管理，可以达到如下目标：
● 评价和审定分承包方质量、服务、定价
● 选择分承包方
● 采购合同管理
采购定单管理是根据生产计划编制采购定单；能对每个采购定单的执行状态进行动态跟踪和查询。包括编制采购定单、编制小批量采购定单、编制特采定单、查询采购定单、取消采购定单等。
系统通过进货管理对不同的采购业务进行管理，帮助企业的采购部门管理各项进货事务并能够提供详尽的查询分析，确保进货工作中的高质量、高效率及低成本。根据管理需要随时对已采购业务的明细及汇总情况进行查询。如暂估商品明细帐、商品采购统计表、部门采购统计表、供应商供货统计表等等。
⑶ 库存管理
库存管理将采购管理和销售管理连接起来共同组成一个完整的企业购销存管理系统，帮助企业仓库管理人员及决策人员对各种库存业务进行全面控制管理，提供的各种库存报表和库存分析可以为企业的决策提供依据，从而实现了降低库存、减少资金占用，避免了物品积压或短缺，保证了企业经营活动顺利进行。管理人员可以通过对各种库存报表的查询，如：库存商品表、库存商品台帐、日常收发存报表、出入库明细及汇总表、商品销售明细表、保质期预警表、库存数据预警表等，了解和对库存进行控制，实现经济库存。
⑷销售管理
销售管理是进行企业分销商、产品用户、产品销售策略、市场需求等管理。通过销售管理，对企业各种类型的销售业务进行处理，帮助企业的销售部门管理各项销售事务，并提供了详尽的查询分析，以便销售管理人员及时了解各类销售情况，以适时调整销售策略，实现利润最大化。销售管理与库存管理、结算管理相结合，完成从签订销售合同（定单）、销售、商品出库、结算的一系列业务。
⑸生产管理
生产管理是进行车间药品生产加工的管理，包括生产能力的评估、生产计划的编制、日常生产调度等管理。
⑹价格管理
价格管理用于制定药品价格，使企业为了能及时了解市场价格的变动情况，及时调整商品价格。可以方便的制定、调整以及查询各种价格。涉及到的商品价格包括：批发价、零售价、参考进价，还支持用户自定义的多种特殊价。
⑺门面管理
门面管理用来管理一个或多个门店，为了能够管理多个门店，并能在将来汇总各门店的销售数据，首先应在系统中对每个门店进行定义。门店、仓库、部门应一一对应。
医药商业企业的要诀是以最低的流通成本，满足区域市场快捷取得多品种货品的需要；同时依靠大量货品、资金的流转来保证企业生存发展的盈利模式。这就决定了医药商业企业实施ERP系统时必须时刻关注两个因素：一是能够体现行业特点；二是能够体现业态的特点。这样才能减低购销链过程成本，快速协调地提供物流服务的能力；同时降低库存，提高资金的利用率。■